Politique de respect de la vie privée

Ce document vous présente la Politique de respect de la vie privée (la «Politique») mise en place par HPJ Solutions («HPJ Solutions» ou «nous»), propriétaire et gestionnaire du service HPJCC de transmission de courriels (le «Service HPJCC») offert sur le présent site (« Site »), afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels ou confidentiels et le respect de votre vie privée.

Que vise-t-on par renseignements personnels» ?

Un «renseignement personnel» est une information qui concerne une personne physique et qui sert à l’identifier. Par exemple, les renseignements personnels peuvent viser votre nom, vos coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone à domicile, adresse électronique), votre date de naissance, les informations relatives à votre carte de crédit ainsi que votre code d’accès au Site. Cette Politique s’applique aux actes posés par HPJ Solutions à l’égard des renseignements personnels des personnes et, selon le contexte, à l’égard des renseignements confidentiels ou sensibles des entreprises (collectivement, les «Renseignements») qui se sont inscrites au Service HPJCC (les «Clients» ou «vous») ainsi qu’aux actes posés par les Clients à l’égard des destinataires d’envois ciblés par courriel dans le cadre de l’utilisation du Service HPJCC (les «Destinataires»).

1) Comment recueille-t-on mes renseignements?

HPJ Solutions ne recueille des «renseignements personnels» (qui lui sont fournis par des personnes physiques autrement qu’à titre de représentante d’une compagnie (ou personne morale), conformément à la définition apparaissant ci-haut) que dans les limites de ce qui s’avère nécessaire à l’exécution du Service HPJCC. Nous recueillons des Renseignements lors de votre inscription comme Client. Plus particulièrement, nous recueillons vos nom, adresse courriel, adresse postale et numéros de téléphone et de télécopieur. Pour compléter votre inscription, un nom d’usager (qui peut ou non révéler votre identité, à votre choix) et un code d’accès vous sont décernés. Il vous appartient de veiller à la confidentialité de votre code d’accès. Une fois inscrit, il vous est loisible de modifier votre code d’accès au moyen du dispositif prévu à cette fin. Certains Renseignements additionnels sont également requis dans le contexte du paiement du Service HPJCC en ligne. (Voir la rubrique « Le paiement en ligne est-il sécurisé?) ».

2) Comment utilise-t-on mes renseignements ?

Soyez d’abord rassurés qu’en aucun cas HPJ Solutions ne vendra, ne donnera ni n’échangera vos Renseignements à des tiers à des fins commerciales sans votre consentement. De plus, HPJ Solutions et ses Clients s'engagent à ne pas louer, vendre ou partager leurs listes de Clients ou de Destinataires à des tierces parties sans le consentement des Clients ou Destinataires abonnés sauf dans les circonstances exceptionnelles spécifiquement décrites dans les présentes.

a. Dans le cadre de la gestion de nos services

D’une façon générale, nous utilisons vos Renseignements lors de l’exécution du Service HPJCC, à des fins de facturation, ainsi que dans certains cas, pour résoudre des problèmes techniques.

b. À des fins promotionnelles

HPJ Solutions pourra à l’occasion utiliser le nom de ses Clients et certaines données statistiques comme référence à des fins de promotion auprès de clients potentiels. Le Client accepte que ces informations soient utilisées par HPJ Solutions à des fins promotionnelles et renonce à toute forme de compensation à l’égard de cette utilisation. Dans tous les cas, HPJ Solutions se conformera à sa Politique anti-pourriel affichée sur ce Site (voir la Politique anti-pourriel).

c. Dans le cadre des services offerts par nos fournisseurs externes

Il peut arriver que HPJ Solutions fasse appel à des fournisseurs de service externes pour offrir un service de qualité supérieure dans certains domaines spécifiques. Dans ce contexte, certains de vos Renseignements peuvent être transmis à ces fournisseurs. Ces fournisseurs sont liés par contrat à la présente Politique ainsi qu’à la Politique anti-pourriel affichée sur ce Site et doivent utiliser les Renseignements fournis uniquement en relation avec les services destinés à HPJ Solutions.

Si toutefois ces fournisseurs de service externes désiraient vous demander directement des renseignements supplémentaires (par ex. afin d'analyser votre utilisation de leurs services), vous en serez averti à l’avance. Si vous décidiez de fournir ces renseignements, la politique de protection de la vie privée du fournisseur externe s’appliquera alors à cette communication.

d. Dans le contexte d’une obligation légale

HPJ Solutions pourrait avoir à révéler vos Renseignements aux personnes ou autorités compétentes si cela s’avérait nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou pour obéir à une injonction judiciaire, pour protéger et défendre ses droits ou pour faire respecter les conditions d´utilisation de son service.

3) Comment protège-t-on mes renseignements?

HPJ Solutions se conforme notamment à la Loi sur la Protection des renseignements personnels du Canada ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. HPJ Solutions emploie diverses mesures pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos Renseignements. Ces mesures ont pour objet de prévenir la perte ou le vol de vos Renseignements, ainsi que leur reproduction, modification, utilisation, consultation et dévoilement non autorisés.

Notre Site est sécurisé au moyen detechnologies reconnues dans l’industrie. Seul le personnel autorisé peut avoir accès à vos Renseignements, et ce, aux seules fins énoncées dans les présentes ou dictées par le service offert. Des ententes sont également signées entre HPJ Solutions et ses employés et sous-contractants pour que vos Renseignements soient utilisés d'une manière conforme à la présente Politique et à toute loi, règle et règlement applicables.

Cependant, aucun système n’étant infaillible, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements.

4) Existe-t-il des situations d’exception ?

Si jamais nous désirions utiliser ou dévoiler vos Renseignements à des fins autres que celles spécifiquement décrites dans la présente Politique, nous nous engageons à obtenir votre consentement.

Selon la nature de l’information, votre consentement pourra être fourni oralement, par voie d’un formulaire ou d’une correspondance ou, dans certains cas, de façon implicite si votre consentement peut être clairement déduit des gestes posés.

5) Utilisez-vous des témoins ou autre technologie de traçage?

Qu’est-ce qu’un «témoin» ?

Un «témoin» est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique qui est transféré du Site au disque dur de votre ordinateur et qui permet d’identifier les utilisateurs d’un site et de suivre certaines de leurs activités sur ce site.

Dans notre cas, nous utilisons une combinaison de technologie nous permettant d’obtenir des statistiques de comportements en ligne. Entre autre, nous utilisons une image invisible qui nous permet de retracer et d’identifier les membres qui ouvrent les courriels. Ces outils nous permettent de vérifier les adresses de courriel, ainsi que les dates et heures de réception et d'ouverture des messages. Ces données nous permettent d'optimiser la transmission des courriels en plus de s'assurer du respect des règles de diffusion des courriels en nombre transmis par nos Clients.

Des témoins sont utilisés dans le fonctionnement des interfaces de gestion de notre site. Ceux-ci ne sont destinés qu'à offrir à nos Client l'accès à des informations plus personnalisées sur nos produits et services. Nous utilisons ces technologies uniquement dans le but d’améliorer la qualité de notre Site et de notre service et afin de vous offrir des renseignements marketing pertinents sur les Destinataires de vos envois, par exemple pour connaître les statistiques de taux d’ouverture de vos courriels. Le caractère anonyme des internautes qui visitent notre site est préservé en tout temps.

6) Combien de temps conserve-t-on mes renseignements?

HPJ Solutions ne conservera vos Renseignements que pour la période essentielle à l’utilisation du Service HPJCC pour les fins auxquelles il est destiné.

HPJ Solutions s’engage à supprimer ou à détruire les Renseignements à votre compte dès la fermeture de votre compte, à moins d’une obligation légale à l’effet contraire.

Les Renseignements collectés dans le cadre d’analyses statistiques peuvent être conservées pendant un temps indéterminé mais celles-ci ne permettent pas de vous identifier ou d’accéder à d’autres renseignements qui vous concernent personnellement.

7) Quelles sont mes obligations en tant que client ?

Vous avez l’obligation de veiller à garder votre code d’accès secret et de ne le divulguer à personne.

De plus, vous avez l’obligation de respecter en tous points les modalités contenues dans la présente Politique ainsi que dans la Politique anti-pourriel qui la complète (voir la Politique anti-pourriel), à l’égard des Destinataires des messages courriels que vous communiquez ou désirez communiquer dans le cadre de l’utilisation du Service HPJCC.

8) Comment assure-t-on l’exactitude et la mise à jour de mes renseignements ?

Nous tenons à nous assurer que les Renseignements consignés aux dossiers de nos Clients demeurent exacts, complets et à jour. Il est de ce fait important de nous signaler tout changement pertinent dans vos Renseignements personnels ou vos coordonnées d’affaires. Vous pouvez communiquer avec nous par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. afin de corriger ou de valider les informations soumises lors de votre inscription. Vous êtes également autorisé à consulter votre dossier dans le but de vérifier l’exactitude des Renseignements vous concernant par tous les moyens mis à votre disposition à cet effet.

Les Destinataires des listes d’envois par courriel sont invités à communiquer directement avec le Client pour corriger ou valider les informations personnelles relatives à leur(s) souscription(s) à des courriels marketing.

9) Cette politique peut-elle être modifiée ?

La présente Politique peut être mise à jour de temps à autre. HPJ Solutions se réserve le droit de modifier la présente politique à son gré, en ajoutant ou en supprimant certaines modalités.

Pour vous aider à repérer les modifications à la Politique, selon le cas, nous afficherons les dates de modification visiblement dans un espace réservé à cet effet sur le Site.

10) Comment peut-on vous contacter ?

Si vous avez des questions au sujet de cette Politique, de ses dernières mises à jour ou de nos pratiques relatives à la collecte, l'utilisation, la conservation ou la divulgation de vos renseignements personnels, ou pour faire une plainte ou rapporter des abus de la part de tiers, n’hésitez pas à communiquer avec nous par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou à l'adresse postale suivante :

HPJ Solutions
5605, avenue de Gaspé, suite 801
Montréal, Québec
Canada H2T 2A4

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